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Comment bien démarrer une formation : Le démarrage “RAPIDOS”

 

On se demande parfois comment on va bien pouvoir démarrer une formation...

"Quand j'anime une formation, je ne sais pas par où commencer…"

En situation de formation, mais aussi lors d'une réunion de travail, les premières minutes de face-à-face sont déterminantes pour la suite de la session à venir. Il convient donc de les soigner particulièrement.

Il existe mille façons de démarrer une session de formation. Celle que nous vous proposons ici a le mérite de laisser le moins de choses possible dans l'ombre.

Rien de plus fâcheux en effet que d'avoir à traiter un aspect matériel, par exemple en réponse à une question du type «…Au fait, à quelle heure s'arrête-t-on pour la pause de midi ? » en plein milieu d'une séquence nécessitant particulièrement l'attention de l'auditoire !

Le démarrage "RAPIDOS", qu'est-ce que c'est ?...

Le démarrage « R.A.P.I.D.O.S. »[1]va s'efforcer de passer en revue les points suivants :

Rapporteur (appartenant au groupe)

Animateur (présentation de l')

Participants (présentations des)

Informations diverses (règles de vie, utilisation des téléphones portables...)

Durée, horaires...

Objectifs, attentes, états d’âme...

Sujet (comment allons-nous nous y prendre ?)

Ce démarrage s'applique aux sessions de formation, mais aussi à de nombreuses situations de travail dans lesquelles plusieurs personnes sont impliquées, avec une certaine unité de temps et de lieu (telles que les réunions…).

Si vous êtes pressé(e), voici sous ces lignes un lien vers le diaporama qui résume la méthode.

Démarrage Rapidos (version diaporama)

Si vous voulez d'avantage d'informations, voilà plus précisément en quoi cela consiste :

« R » comme Rapporteur

Il peut être intéressant de demander au groupe s'il souhaite désigner un rapporteur, c'est-à-dire une personne à même de communiquer aux autres un compte-rendu, ou du moins les notes qu'il aura prises. Cela peut par exemple permettre aux autres participants de savoir vers qui ils peuvent se tourner pour se procurer les notes de telle ou telle partie de la session pour laquelle ils auront eu un empêchement ou une « perte d'attention », le cas échéant. Bien entendu, rien ne s'oppose à ce que tout le monde accepte le rôle de rapporteur ! C'est excellent pour la cohésion du groupe ! Mais dans tous les cas, laissez les choses venir… le gens sont souvent beaucoup plus capables qu'on ne le croit de s'organiser par eux-mêmes ! L'essentiel est que le groupe désigne un (ou plusieurs) rapporteur(s), et que ça vienne de lui !

Remarque : Pour ce qui me concerne, dans certains cas je n'hésite pas à « zapper » cette phase du rapporteur. Notamment dans certaines interventions à contenu très technique, où elle me paraît peut-être moins cruciale… cela étant, je connais des animateurs qui la maintiennent, même en pareil cas.

« A » comme Animateur

L'animateur de la session, c'est vous ! Il s'agit donc de raconter brièvement qui vous êtes. Il est en effet important que les participants, qui dans bien des cas ne vous ont jamais vu, se fassent une idée de celui ou celle à qui ils vont avoir affaire. Tâchez de les y aider, en sachant rester bref, en évitant les présentations trop pompeuses. Et méfiez-vous de cette forme de stress qui engendre des attitudes de prestance (consistant par exemple à décliner une impressionnante collection de diplômes, certifications et autres pedigrees…). C'est souvent mauvais pour le climat ultérieur !

Pour ce qui me concerne, je ne manque jamais d'ajouter une petite touche personnelle, en précisant que j'adore mon métier, et que je suis toujours très heureux de faire de nouvelles rencontres, ce qui est parfaitement exact.

J'en profite pour écrire l'orthographe exacte de mon nom dans un coin du tableau, puis j'entoure mon prénom, tout en disant « Appelez-moi donc Bernard, en session de formation on s'appelle le plus souvent par le prénom, cela fait des années que tout le monde arrive très bien à m'appeler comme ça, je ne pense pas que vous serez les premiers à échouer ! ».

J'en profite pour demander aux participants de fabriquer des petits « chevalets » en papier ou en carton (il arrive qu'ils soient fournis par l'organisation) en leur demandant d'inscrire (ou d'entourer) ce par quoi ils souhaitent que je les appelle. Et j'ajoute « N'hésitez pas, si je lis « Totor » je vous appellerai comme ça, si je lis « M. Le Président Directeur Général » aussi. Écrivez ce que vous voulez ! Ainsi, je montre bien que je souhaite qu'on m'appelle par mon prénom, mais que les autres sont libres de faire le même choix… ou pas !

Gardez bien à l'esprit que la situation de départ a quelque chose de dissymétrique : c'est que, mine de rien, en pareille situation, l'animateur est de facto investi d'un pouvoir énorme, car les circonstances le placent d'une certaine façon « au-dessus » des autres, lesquels (du moins à ce stade) en conçoivent de bien légitimes craintes [2].

Si vous jugez utile de conserver (voire d'amplifier) cette dissymétrie, libre à vous, mais sachez que, sans même qu'il soit besoin d'évoquer ici des questions d'éthique, vous serez en pareil cas mathématiquement beaucoup moins efficace dans votre mission, car des esprits encombrés par une forme de stress (si faible soit-elle) sont forcément moins disponibles pour acquérir de nouvelles connaissances, tout simplement.

« P » comme Participants

Quel que soit le sujet de votre intervention, il me paraît indispensable de donner la parole aux participants le plus tôt possible, et ceci pour plusieurs raisons. Voilà en gros ce que je leur dis :

« Nous sommes ensemble pour une durée de […], dans le cadre d'une session de formation intitulée « […] ». Comme vous pouvez l'imaginer, j'ai déjà une feuille de route précise par devers moi, nous l'étudierons ensemble tout à l'heure, mais il me paraît intéressant à ce stade d'écouter vos attentes (…s'il y en a), afin que nous puissions voir d'emblée dans quelle mesure elles pourront être exaucées… ou pas ! ».

Ensuite, j'enchaîne avec « N'hésitez pas à nous raconter tout ce que vous souhaitez, tout en veillant à y inclure les trois points suivants [3] :

  • Votre travail…
  • Vous êtes ici à la suite de…
  • Vos attentes et (éventuellement) états d'âme ».

Pour le premier point (« Votre travail »), je recherche des indications sur le métier de chacun, sa position dans l'organisation, ses relations hiérarchiques et fonctionnelles avec les membres et les partenaires de son organisation.

Pour le deuxième point (« Vous êtes ici à la suite de… »), j'ai besoin de savoir, pour chacun des participants, s'il est venu assister à la session de formation à la suite d'une demande expresse de sa part, ou bien à l'initiative de son supérieur direct, ou encore pour remplacer une personne qui n'a pas pu venir, voire pour une raison totalement inconnue de lui (cela vous surprendra peut-être, mais cela arrive aussi !). Je leur précise bien que, durant toute la session, je m'efforcerai de leur rendre la vie la plus agréable possible dans tous les cas, mais que, étant donné que «…nous voici réunis dans la même galère, il n'y a aucune raison de se faire des cachotteries ».

Le dernier point (« Vos attentes et états d'âme ») est plus délicat, mais néanmoins très important à mes yeux : en effet, il me paraît capital, dans tous les cas, d'avoir une idée la plus précise possible de ce à quoi s'attend chacun des participants avant même que nous entrions dans le vif du sujet. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'avant que nous soyons réunis, il y peut y avoir déjà eu plusieurs échanges et tractations entre plusieurs personnes... et parfois ces personnes sont nombreuses! Certes, il est souhaitable que le participant soit partie prenante dans ces échanges, mais comme chacun le sait, entre ce qui est souhaitable et ce qui existe dans les faits, il peut y avoir un… léger décalage. Si quelqu'un a du mal à exprimer quelque attente que ce soit, n'hésitez pas à formuler la question différemment : « Qu'est-ce qui peut faire que vous soyez plus content en partant d'ici qu'en arrivant ? »

Attention ! Ne tombez surtout pas dans le piège consistant à négocier des contenus de formation en direct avec les participants ! Outre le fait que cette attitude est peu professionnelle, elle est de plus très dangereuse. Vous risqueriez, dans le meilleur des cas, de vous embringuer dans un débat aussi interminable qu'inapproprié et houleux avec tout ou partie du groupe, et de vous lancer – pour tout le reste de la session – dans un numéro des plus inconfortables de jongleur équilibriste, contraint d'improviser jusqu'au bout, paniqué par la question de savoir s'il est à la hauteur du piège dans lequel il s'est lui-même fourré ! En agissant de la sorte, vous ne seriez sûr de rien, ou plutôt si, d'une seule chose : aller droit à la catastrophe ! Et je ne vous parle pas de la suite des relations avec le commanditaire…

Lire aussi  Le jeu «Avez-vous des questions ?» La pêche miraculeurse [ressource pédagogique]

En fait, à ce stade-là, il est important de ne pas se fourvoyer dans des explications (…lesquelles viendront en temps utile), et encore moins dans des justifications.

Laissez plutôt s'exprimer les participants, et contentez-vous pour le moment de noter leurs attentes. Il se trouve que pour ma part je prends beaucoup de notes à ce stade-là, sans recopier textuellement ce que j'entends, bien entendu, mais en m'efforçant plutôt de le résumer le plus fidèlement possible… Je fais même souvent cela directement au tableau, ce qui est d'une très grande richesse pour le débriefing de fin de session !.

Important : je ne commente jamais en direct ce que je suis en train d'écrire. Si j'entends des choses aussi surréalistes que «…J'aimerais savoir conduire une voiture, mais j'ai besoin de travailler uniquement les virages à droite, parce que je maîtrise parfaitement les virages à gauche », eh bien je note tout ceci sans broncher, car le moment n'est pas à la discussion (du moins pas encore).

Et si d'aventure un participant se met à mélanger attentes et questionnements (sur le mode « J'aimerais bien qu'on évoque ceci et cela pendant le stage… Est-ce que c'est prévu ? »), je lui explique, aimablement mais fermement, que nous allons recueillir tout d'abord toutes les attentes du groupe, et ensuite seulement examiner ce qui est possible (…et éventuellement ce qui ne l'est pas). Le plan du démarrage « R.A.P.I.D.O.S. » est d'ailleurs précisément conçu pour cela !

Enfin, si en plus de la question des attentes j'ai parlé d' « états d'âme », c'est notamment pour permettre à ceux qui seraient éventuellement venus à contrecœur de s'exprimer librement et de vider leur sac. Mais ce dernier point mérite davantage d'explications :

Il peut en effet y avoir dans l'assistance des personnes carrément allergiques au sujet traité, qui peut carrément leur « donner des boutons », comme on dit. En pareil cas il peut être bon que ces personnes aient tout de suite l'opportunité d'exprimer cet état de fait. Si vous leur en avez spontanément donné l'occasion, elles vous en seront le plus souvent reconnaissantes par la suite, au lieu de se comporter en « Schtroumpfs grognons » et de plomber l'ambiance jusqu'au bout…

Maintenant, plaçons le curseur à l'autre extrémité : si d'aventure un participant se déclare particulièrement motivé, voire passionné par le sujet qui nous rassemble, cela peut également être une information précieuse dès le début. En effet, il y a de grandes chances pour que ce participant constitue par la suite une précieuse ressource pour vous… et une « locomotive » pour le groupe. Autant le savoir tout de suite !

Bien entendu, je ne manque jamais de préciser que chacun d'entre nous est tout à fait autorisé à ne pas avoir d'état d'âme par rapport à ce qui va suivre ! Nous autres formateurs sommes là pour venir en aide aux participants, en aucun cas pour sonder les reins et les cœurs ! La partie « états d'âme » est donc bien entendu présentée comme clairement facultative.

« I » comme Informations

Il s'agit là de régler tous les détails logistiques (où se trouvent, le cas échéant, la salle de pause, la machine à café, les toilettes, l'endroit où nous prenons les repas en commun – si tel est bien le cas – et toutes les questions de cet ordre-là).

Profitez-en donc pour régler (avec un certain dosage de douceur et de fermeté) la question des téléphones portables. Pour ma part, je vérifie que le mien est en mode « réunion », et qu'aucune sonnerie ne viendra nous interrompre. Même dans les cas où je sais très bien que j'ai déjà vérifié, je « mime » une vérification, tout en la commentant, car j'ai remarqué que ce geste est contagieux… Ce simple fait a pour effet d'inciter tous les participants à faire comme moi, spontanément. Ensuite, je précise que si quelqu'un a besoin de passer un appel à un moment ou à un autre, qu'il ne se gêne surtout pas… à condition toutefois de sortir de la salle pour cela (rappelons que, comme pour tout ce qui va sans dire, cela va mieux en le disant !) [4].

Vous pouvez aussi traiter brièvement la question des participants qui ont tendance à traiter leurs messages électroniques (sur ordinateur, tablette, téléphone ou que sais-je encore…) pendant la session de formation. Pour avoir souvent eu affaire à ce genre de situation, je suis parfaitement conscient de ce que cela peut avoir d'irritant pour le formateur. Je vous conseille de toujours traiter ces questions avant qu'un éventuel incident ne survienne (sinon il va vous falloir ramer très dur !).

Expliquez tout simplement, en évitant d'employer un ton exagérément professoral, directif ou infantilisant, que vous êtes totalement disponible pour le groupe qui est présent, pendant toute la durée de la session (et même parfois au-delà), et que vous serez sensible à une attitude semblable de la part du groupe en retour.

N'hésitez pas à préciser de vive voix quelque-chose du type «…Signe des temps, nous sommes de plus en plus nombreux à avoir pris de telles habitudes pendant les réunions de travail… Mais justement, nous ne sommes pas en réunion de travail. Une session de formation, c'est différent » [5]...

Cela dit, il est important que vous soyez en pareil cas tout à la fois cohérent et convaincant. « Cohérent », en vous rendant réellement disponible pour le groupe [6]… Et « convaincant », en vous mettant bien en tête que les participants se disperseront d'autant moins que vous saurez vous-même les captiver…

Toutes choses égales par ailleurs, au risque de surprendre, voire de choquer, je n'hésiterai pas à affirmer que ces questions-là sont largement de votre responsabilité. Dans une autre vie, j'ai en effet le souvenir d'avoir assisté (en tant qu'enseignant) à des conseils de classe, au cours desquels certains de mes collègues se plaignaient de l'agitation généralisée d'une classe entière, alors que d'autres avaient l'impression d'avoir affaire à un groupe d'enfants étonnamment calmes et attentifs… C'était à se demander si l'un et l'autre avaient bien affaire aux mêmes élèves !

« D » comme Durée

Il s'agit de bien se mettre d'accord sur tout ce qui relève des découpages temporels : début, fin, durées, horaires… sur le mode suivant :

La session se déroule de telle date à telle date, nous nous retrouvons le matin à telle heure (compter une quinzaine de minutes avant l'horaire officiel), pour commencer effectivement à telle heure… et finir à telle heure. La pause du midi se prend de telle heure à telle heure, et il est prévu une pause de x minutes en milieu de matinée et en milieu d'après-midi. Dans bien des cas, nous pouvons prendre ces pauses d'un commun accord, en fonction de la progression pédagogique.

« O » comme Objectif

Dans un certain nombre de cas, les participants (ou tout au moins le commanditaire de la session) auront déjà reçu un document contenant une phrase du type « A l'issue de cette formation, les participants seront capables de… ».

De votre côté, vous disposez (peut-être) d'une feuille de route (communément appelée « plan de cours »).

Par ailleurs, vous avez peut-être vous-même une idée plus ou moins précise des différents objectifs et types d'acquisition escomptés, ainsi que des types de connaissances et niveaux de maîtrise que vous pouvez viser pour vos participants. [7]

Lire aussi  Si vous ne pouvez pas expliquer une chose simplement...

Et voilà que viennent de s'ajouter, il y a quelques minutes à peine, les attentes que vos participants viennent d'exprimer à chaud, une fois face à vous !

Arrivé à ce stade, il est important que vous ayez une idée claire de ce qui sera possible et de ce qui ne le sera pas. Si vous êtes débutants, il est plus prudent de rester dans le cadre que vous vous êtes fixé, et ceci afin d'éviter toute dérive, débordement, ou sentiment de « travail bâclé ». Par la suite, l'expérience aidant, vous pourrez toujours prendre, en conscience et « en direct », la décision souveraine de modifier telle ou telle partie, d'ajouter tel point, de retirer tel autre… En ayant bien en tête qu'il existe un commanditaire, qui a lui aussi ses propres attentes, attentes qu'il n'est pas question de bafouer !

Voici comment, pour ma part, j'ai l'habitude de procéder :

Je reprends rapidement chacune des attentes évoquées précédemment par les participants, et pour chacune d'entre elles (après avoir éventuellement demandé à la personne de préciser sa pensée) j'énonce clairement « Ce sujet sera effectivement traité », ou encore « Désolé, mais c'est impossible ». Si d'aventure une personne venait à se braquer d'une façon ou d'une autre à ce moment-là, dites-vous bien qu'elle l'aurait fait de toute façon, à un moment beaucoup plus gênant pour tout le monde, et surtout… assumez vos positionnements.

Il faut bien se mettre en tête que tout le monde va bien être obligé de naviguer sur le même bateau, et ceci pendant toute la durée de la session ! Si (pour reprendre l'exemple cité quelques lignes plus haut) quelqu'un veut apprendre à négocier les « virages à droite » et refuse catégoriquement qu'on aborde la question des « virages à gauche » au motif que cela lui ferait perdre du temps, ne remettez jamais en cause le bien-fondé de ses paroles. En revanche, expliquez-lui que sa demande n'est pas applicable au vu de la configuration actuelle (nombre de personnes, attentes exprimées par les autres, durée et programme prévus, etc.) Si la personne se montrait par trop insistante, n'hésitez surtout pas à lui dire tout simplement que vous ne savez pas faire ! Dans le pire des cas, s'il doit y avoir un clash (à l'issue duquel la personne, plus ou moins désolée ou furieuse, quitte la salle avec le sentiment d'avoir été « mal aiguillée »), eh bien il vaut mieux que cela ait lieu dès ce moment-là ! [8].

Une fois que vous avez validé (…ou pas !) la « faisabilité » de traitement des diverses attentes, présentez brièvement ce qui peut être considéré comme un objectif recevable, à savoir «…ce que les participants seront à même de faire », non pas « ...à l'issue de cette formation », mais après une période d'acclimatation, d'incubation, de mise à l'épreuve, de « digestion » si l'on veut… [9]

« S » comme Sujet

Le sujet désigne ici la manière dont nous allons nous y prendre pour atteindre l'objectif dont nous venons de parler.

Il s'agit tout simplement de présenter au groupe ce qu'on peut appeler le « plan du déroulement de la session ». Dans l'idéal il correspond point par point au programme qui a été communiqué. Si vous venez de constater des différences mineures de vocabulaire (Exemple : ils ne disent pas « voiture », mais « automobile »), n'hésitez pas à les faire vôtres, du moment que vous êtes certains que cela parle de la même chose.

En matière de conclusion...

Voilà. Comme vous pouvez le constater, le démarrage « R.A.P.I.D.O.S. » s'efforce de ne rien laisser dans l'ombre, et revêt l'avantage de vous permettre de passer très vite dans le vif du sujet sans trop de mauvaises surprises.

N'hésitez pas, le cas échéant, à laisser une trace sur un tableau (tableau blanc, tableau de papier, tableau interactif, selon le cas…) du démarrage qui est en train de se dérouler. Personnellement, en pareil cas, j'inscris au préalable l'acronyme « RAPIDOS » verticalement, en grosses lettres à gauche du tableau, et je comble l'espace restant « en direct » avec quelques mots clés (surtout pour les parties « ...D, O, S. »).

Si d'aventure, lors de ce démarrage, un participant vous apostrophe sur tel ou tel point (concernant par exemple l'utilisation des téléphones), en vous faisant observer que «ce sont des évidences », n'hésitez pas à lui répondre en souriant que «…tout ce qui va sans dire, ça va mieux en le disant ».

Le démarrage « R.A.P.I.D.O.S. » est tellement sûr et confortable qu'il vous permet de répondre tout à la fois avec bienveillance et assurance à tous les « anxieux du début [10]« qui vous assaillent de mille questions avant même que tout le monde soit arrivé. Ainsi vous pourrez les rassurer en leur promettant que «…toutes ces questions seront traitées une fois que tout le monde sera là », et même que « c'est précisément par cela que nous allons commencer ». Ce faisant, n'oubliez pas de dire tout cela avec le sourire… et surtout de bien vous souvenir que le ton que vous employez en pareil cas est tout aussi important (…sinon plus) que le contenu.

Dernier point : à l'issue de mes démarrages, vous n'imaginez pas le nombre de participants lancent spontanément une affirmation du type « Eh bien voilà qui est parfait, nous avons déjà appris quelque chose avec le Démarrage «R.A.P.I.D.O.S. »,…c'est toujours ça de pris ! ».

Elle est pas belle, la vie ? 🙂

 

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N O T E S

[1] Cette technique m'a été transmise par Marc Fonfreide, à qui je tiens ici à rendre hommage.

[2] Cf. la section "Peur contre peur", dans l'ouvrage cité sous ces lignes.

[3] Important : ces points seront de préférence écrits (ou projetés) au tableau.

[4] Petite précision : à ce stade-là, j'invite toujours les participants ayant besoin de sortir de la salle quelques minutes pour quelque raison que ce soit à un moment ou à un autre de la session… à le faire spontanément, sans solliciter la permission du groupe, mais en ayant également à cœur de ne pas perturber la session (encore une fois nous ne sommes pas à l'école). Dans la pratique, cela ne se produit en définitive que très peu souvent (dans mon cas).

[5] N'oubliez pas ce qui vient d'être exposé dans la note précédente : si les gens «se sentent autorisés» à sortir de la salle (pour passer un message urgent, ou n'importe quoi autre), ils ne se sentiront pas «piégés», et du coup, le feront peut-être… très peu !

[6] J'ai en effet rencontré quelques formateurs qui avaient la fâcheuse habitude de laisser le groupe en plan pendant de longues minutes sous prétexte qu'un client important cherchait justement à les joindre au téléphone à ce moment précis… Dans ces conditions, à quelle attitude peuvent-ils s'attendre, venant des participants… ?

[7] Cf. p. 63 (de  l'ouvrage cité sous ces lignes).

[8] Soyez rassuré(e), le cas est rarissime. Dans la quasi-totalité des cas, les personnes se montrent en définitive beaucoup plus "raisonnables" qu'on aurait pu le penser dans un premier temps !

[9] Cette période n'étant jamais la même d'un individu à l'autre, et dépendant le plus souvent d'un grand nombre de contingences, elle est le plus souvent extrêmement difficile à évaluer !

[10] Il y en a toujours au moins un ou deux…

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Couverture du livre "Construire et animer une session de formation (2e édition) par Bernard Lamailloux


Cet article a été repris sous une forme légèrement différente dans un livre de conseils aux formateurs intitulé  « Construire et animer une session de formation » paru en juini 2018 aux éditions DUNOD (2e édition, enrichie et actualisée).

 


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A propos de l’auteur

Bernard Lamailloux

Auteur, consultant, formateur passionné par tout ce qui touche à l’ingénierie de formation, je suis également musicien, théâtreux, phonéographe, bon vivant, et je vous réserve encore bien d’autres surprises !

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